Undirbúningur fyrir starfsmannasamtal

Stjórnendur

Vel undirbúið starfsmannasamtal eykur líkur á að samtal stjórnanda og starfsmanns verði markvissara og leiði til niðurstöðu sem hægt er að vinna frekar með. Mikilvægt er því að stjórnandi og starfsmaður undirbúi sig hvor fyrir sig.

Stjórnandi yfirfer starfslýsingu starfsmanns, grunnupplýsingar um starfsmann, skoðar yfirlit yfir verkefni, frammistöðu, starfsþróun, niðurstöðu fyrra starfsmannasamtals og markmið sem þá voru sett. Stjórnandi hafi einnig yfirsýn yfir verkefni stofnunarinnar í heild sinni, markmið og drög að starfsþróunaráætlun stofnunar.

Atriðin sem hér eru talin upp geta nýst stjórnanda við undirbúning starfsmannasamtals. Eitt af markmiðum starfsmannasamtals er mótun áætlunar um starfsþróun starfsmanns.

Upprifjun frá síðasta starfsmannasamtali

Hverjar voru meginniðurstöður síðasta samtals?

Hvernig var eftirfylgnin með því sem var ákveðið?

Hvað komst ekki til framkvæmda og af hverju??

Dæmi: Samkomulag um breytt ábyrgðarsvið, starfsþróun og fræðsluverkefni, samskipti á vinnustað og sveigjanleika í starfi.

Starfslýsing yfirfarin

Hafa orðið verulegar breytingar á starfssviði starfsmanns á tímabilinu sem kalla á breytingar á starfslýsingu?

Dæmi: Gera ætti grein fyrir tímabundnum verkefnum ef þau vara að jafnaði lengur en í þrjá mánuði.

Í samtalinu endurskoða starfsmaður og stjórnandi starfslýsinguna í sameiningu og setja markmið um helstu verkefni þar sem við á.

Dæmi: Hafa ný verkefni bæst við eða hefur starfsmaður hætt að sinna tilteknum verkefnum.

Hvað hefur gerst frá síðasta samtali

Hvaða starfsþróun hefur starfsmaður sótt á liðnu ári?

Hefur starfsþróunin nýst í starfi, ef svo er hvernig?

Ef starfsþróun hefur ekki nýst, hver er ástæða þess að mati starfsmanns?

Deilir starfsmaður þekkingu/starfsþróun sinni innan sviðsins, stofnunar? Ef svo er hvernig?

Hvaða leiðir sér starfsmaður/stjórnandi færar til að koma þekkingu áfram innan sviðsins/stofnunar?

Dæmi: Hvernig hefur sú starfsþróun sem starfsmaður hefur sótt nýst honum í starfi? Með hvaða hætti er starfsmaður að deila þekkingu sem hann fær í gegnum starfsþróun? Hverjar eru áherslur stofnunar um miðlun þekkingar á milli starfsfólks?

Núverandi verkefni

Hvaða verkefnum er starfsmaður að sinna um þessar mundir?

Hver eru áhugaverðustu verkefnin að hans mati?

Hverjir eru helstu styrkleikar í starfi?

Að mati starfsmanns

Að mati stjórnanda

Er eitthvað sem mætti ganga betur?

Að mati starfsmanns

Að mati stjórnanda

Hvar eru tækifæri til þess að efla þekkingu, leikni og hæfni?

Hvernig ganga verkefnin, hvað með forgangsröðun og tímamörk?

Hefur starfsmaður óskir og/eða hugmyndir um fleiri/færri eða ný verkefni?

Hvernig er álagið í starfinu?

Dæmi: Hvernig gengur starfsmanni að sinna núverandi verkefnum og hvernig er forgangs- og tímaröðun þeirra? Hefur hann óskir um breytingar á verkefnum sínum? Hvernig er starfsmaður að valda þeim verkefnum sem hann er að sinna?

Verkefni framundan

Eru ný verkefni framundan?

Kalla þau á sérstaka þjálfun eða fræðslu?

Dæmi: Hvaða verkefni eru framundan á sviðinu? Eru breytingar fyrirhugaðar á sviðinu eða á starfsfyrirkomulagi starfsmanns? Býr starfsmaður yfir þeirri hæfni sem þarf til að sinna nýjum verkefnum eða þarf að þjálfa þá hæfni upp?

Starfsþróun og fræðsla

Hefur starfsmaður óskir um starfsþróun sem tengist hans starfssviði?

Er stjórnandi með áherslur um starfsþróun fyrir sviðið/starfsmann fyrir komandi tímabil?

Koma fram áherslur í starfsþróunaráætlun stofnunar sem kalla á sértæka þjálfun?

Dæmi: Hefur starfsmaður óskir um nám, námskeið eða aðra starfsþróun? Hvaða áherslur hefur stjórnandi?

Samstarf og samskipti

Hvernig gengur samstarf við starfsfélaga? Hvað gengur vel og er eitthvað sem þarf að bæta?

Er upplýsingaflæði nægilegt? Fær starfsmaður þær upplýsingar sem hann þarf á að halda vegna starfs síns? Berast þær tímanlega og eru þær skýrar?

Er eitthvað í starfsumhverfinu sem þarf að breyta til að starfsmaður geti náð betri árangri? Þarfnast hann aðstoðar og ef svo er frá hverjum og hvernig?

Sameiginleg niðurstaða

Ákvarðanir um starfsþróun fyrir komandi tímabil skráðar í starfsþróunaráætlun starfsmanns.